Seit 2025 gilt die E-Rechnung für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Für Selbstständige und KMU kommt jetzt die nächste Stufe: das Versenden. Wer es richtig angeht, spart sich dabei sogar Arbeit, weil E-Rechnungen ohne Handarbeit und ohne Lesefehler in die Buchhaltung laufen.
Die kurze Antwort
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Versenden musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Für alle anderen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Zulässig sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht aber die ZUGFeRD Profile MINIMUM und BASIC WL. Ein PDF, das du per Email verschickst, ist keine E-Rechnung. Es gilt als sonstige Rechnung.
Ab wann gilt was?
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| Bis 31.12.2026 | Alle dürfen noch Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, PDF versenden |
| Ab 1.1.2027 | Versandpflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| Bis 31.12.2027 | Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € noch Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, PDF möglich |
| Ab 1.1.2028 | Versandpflicht für alle Unternehmen |
Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Maßgeblich für die Grenze von 800.000 € ist dein Gesamtumsatz im Vorjahr, für 2027 also der Umsatz 2026. Für die Frist zählt das Datum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.
FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung
Was das für deine Buchhaltung bedeutet
Empfangen. Deine Software muss XRechnung und ZUGFeRD einlesen, lesbar anzeigen und die Originaldatei archivieren. Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf.
Versenden. Dein Rechnungsprogramm muss Rechnungen in einem dieser Formate erzeugen. Prüfe, ob deine Software das kann, bevor deine Frist beginnt.
Der Vorteil. E-Rechnungen enthalten alle Daten maschinenlesbar. Lieferant, Betrag, Steuersatz und Rechnungsnummer müssen nicht mehr aus einem PDF ausgelesen werden. So lässt sich die Buchung deutlich besser automatisieren.
Checkliste
- Klären, ob dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt.
- Prüfen, ob deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen empfangen, anzeigen und archivieren kann.
- Eine feste Adresse für eingehende Rechnungen festlegen, damit nichts im Postfach liegen bleibt.
- Prüfen, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
- Den Ablauf vom Eingang bis zur Buchung so einrichten, dass E-Rechnungen automatisch in der Buchhaltung landen.
Wobei ich helfe
Ich richte deine Software so ein, dass E-Rechnungen automatisch ankommen, archiviert werden und in der Buchhaltung landen. Auf Wunsch übernehme ich die laufende Buchhaltung.
Ich buche deine laufenden Geschäftsvorfälle und bereite auch Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss so vor, dass nur noch das Absenden fehlt. Das übernimmst du selbst oder ein Steuerbüro deiner Wahl.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per Email noch?
Bis Ende 2026 ja, wenn dein Kunde zustimmt. Ab 2027 nur noch, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 nicht mehr.
Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?
Du musst E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie nicht.
Was passiert, wenn ich ab meiner Frist keine E-Rechnung schicke?
Dann ist deine Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug und wird eine korrekte Rechnung verlangen.
Welches Format soll ich nehmen?
ZUGFeRD ist für viele praktisch, weil es ein lesbares PDF mit den strukturierten Daten verbindet. XRechnung ist reines XML. Beide sind zulässig.
