Der Shop läuft, die Bestellungen kommen, aber auf dem Konto landen Sammelbeträge, die zu keiner Rechnung passen. Für Selbstständige und KMU im Onlinehandel ist das einer der häufigsten Gründe, warum die Buchhaltung nicht mehr stimmt.
Shopify zahlt gesammelt aus und behält die Gebühren vorher ein. Buche deshalb jede Bestellung mit vollem Betrag und die Gebühren getrennt. Die Auszahlung allein reicht nicht. Shopify rechnet aus Irland ab, für Abo und Appgebühren gilt Reverse Charge, wenn deine USt IdNr bei Shopify hinterlegt ist. Verkaufst du an Privatkunden in anderen Ländern der EU für mehr als 10.000 € netto im Jahr, gilt die Umsatzsteuer des Ziellands.
Das Problem mit Sammelauszahlungen
Shopify Payments, PayPal und andere Zahlungsanbieter überweisen nicht jede Bestellung einzeln. Sie fassen mehrere Bestellungen zusammen, ziehen Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen ab und überweisen den Rest. Wer nur diesen Betrag bucht, weist zu wenig Umsatz aus, meldet die Umsatzsteuer falsch und bekommt die Zahlen nie abgestimmt.
So buchst du richtig
- Ein Verrechnungskonto pro Zahlungsanbieter. Zum Beispiel eines für Shopify Payments und eines für PayPal.
- Bestellungen mit vollem Betrag. Jede Bestellung läuft mit dem Betrag, den der Kunde bezahlt hat, auf das Verrechnungskonto.
- Gebühren getrennt. Die einbehaltenen Gebühren werden als eigener Aufwand gebucht.
- Auszahlung gegen das Verrechnungskonto. Wenn alles stimmt, steht das Verrechnungskonto danach auf null. Steht es nicht auf null, fehlt etwas.
Gebühren und Reverse Charge
Vertragspartner für Shopify Payments in Deutschland ist die Shopify International Limited mit Sitz in Irland. Ist deine USt IdNr bei Shopify hinterlegt, enthalten die Rechnungen für Abo und Apps keine Umsatzsteuer. Dann gilt Reverse Charge: Du meldest die Umsatzsteuer selbst an und ziehst sie in der Regel als Vorsteuer wieder ab. Als Kleinunternehmer schuldest du die Steuer ebenfalls, kannst sie aber nicht abziehen. Gebühren für die Zahlungsabwicklung können anders zu behandeln sein. Kläre die Einordnung einmal sauber und buche danach immer gleich.
Umsatzsteuer bei Verkäufen in die EU
Verkaufst du an Privatkunden in anderen Ländern der EU, gilt eine gemeinsame Grenze von 10.000 € netto für alle diese Länder zusammen, gerechnet im Vorjahr oder im laufenden Jahr. Liegst du darüber, berechnest du die Umsatzsteuer des Landes, in das du lieferst. Melden kannst du sie freiwillig gesammelt über das One Stop Shop Verfahren (OSS) beim Bundeszentralamt für Steuern. Ohne OSS musst du dich in jedem Land einzeln registrieren.
Automatisch statt von Hand
Bei vielen Bestellungen ist das von Hand nicht zu schaffen. Bestellungen, Zahlungen und Gebühren lassen sich über Schnittstellen automatisch in die Buchhaltung übertragen und zuordnen, zum Beispiel über die Shopify Schnittstelle von BuchhaltungsButler oder mit Werkzeugen wie Billbee oder PayJoe. Du prüfst dann nur noch die Abweichungen.
Wobei ich helfe
Ich richte die Verbindung zwischen Shop, Zahlungsanbietern und Buchhaltung ein und übernehme auf Wunsch die laufende Buchhaltung.
Ich buche deine laufenden Geschäftsvorfälle und bereite auch Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss so vor, dass nur noch das Absenden fehlt. Das übernimmst du selbst oder ein Steuerbüro deiner Wahl.
Häufige Fragen
Muss ich jede Bestellung einzeln buchen?
Nicht von Hand. Bestellungen kommen über eine Schnittstelle in die Buchhaltung, du prüfst nur Abweichungen.
Warum passt die Auszahlung nie zu meinen Bestellungen?
Weil der Zahlungsanbieter mehrere Bestellungen bündelt und Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen vorher abzieht. Mit einem Verrechnungskonto pro Anbieter wird das sichtbar.
Gilt Reverse Charge auch für Kleinunternehmer?
Ja. Wenn Shopify ohne Umsatzsteuer nach Reverse Charge abrechnet, schuldest du die Steuer, kannst sie als Kleinunternehmer aber nicht als Vorsteuer abziehen.
Ab wann brauche ich das OSS Verfahren?
Sobald deine Verkäufe an Privatkunden in andere Länder der EU im Vorjahr oder im laufenden Jahr zusammen 10.000 € netto übersteigen. OSS ist freiwillig, ohne OSS musst du dich in jedem Land einzeln registrieren.
